Tăng Năng Suất Nhân Viên 35%: Từ Báo Cáo Gartner Đến Chiến Lược Thực Thi Tại Việt Nam

Khi nói đến tăng năng suất nhân viên, một phản xạ phổ biến của doanh nghiệp là tìm cách nâng chỉ tiêu, tăng KPI hoặc yêu cầu đội ngũ làm việc với cường độ cao hơn.

Trong bối cảnh doanh nghiệp vừa phải tăng trưởng, vừa phải kiểm soát chi phí, tăng năng suất nhân viên đang trở thành một trong những bài toán quan trọng nhất đối với CEO và bộ phận nhân sự. Nhưng năng suất không đơn giản là yêu cầu nhân viên làm nhiều hơn, làm nhanh hơn hay tăng thêm số giờ làm việc. Bài toán thực sự nằm ở việc doanh nghiệp có đang tạo ra một hệ thống giúp con người làm việc đúng việc, đúng cách và tạo ra nhiều giá trị hơn hay không.

Theo nội dung được trình bày trong báo cáo The CHRO Guide for Maximizing Employee Productivity của Gartner, các tổ chức có thể cải thiện đáng kể năng suất khi đồng thời tác động vào cách thiết kế công việc, công nghệ, năng lực nhân viên và phương thức quản trị hiệu suất. Một con số như 35% vì thế nên được nhìn nhận như một mức tiềm năng được Gartner đề cập trong bối cảnh các chiến lược phù hợp, chứ không phải một kết quả mà mọi doanh nghiệp có thể tự động đạt được.

Điều đáng chú ý hơn nằm ở câu hỏi phía sau con số đó: Nếu công nghệ ngày càng mạnh, dữ liệu ngày càng nhiều và doanh nghiệp ngày càng đầu tư vào con người, tại sao năng suất ở nhiều tổ chức vẫn chưa cải thiện tương xứng?

Câu trả lời có thể nằm ở chính cách doanh nghiệp đang định nghĩa và quản trị năng suất.

Tăng năng suất nhân viên không có nghĩa là bắt nhân viên làm nhiều hơn

Khi nói đến tăng năng suất nhân viên, một phản xạ phổ biến của doanh nghiệp là tìm cách nâng chỉ tiêu, tăng KPI hoặc yêu cầu đội ngũ làm việc với cường độ cao hơn. Tuy nhiên, nếu đầu vào của hệ thống không thay đổi mà chỉ tăng áp lực lên con người, năng suất có thể chỉ được cải thiện trong ngắn hạn và đi kèm với những hệ quả khác như căng thẳng, giảm gắn kết hoặc gia tăng ý định nghỉ việc.

Năng suất thực chất là mối quan hệ giữa nguồn lực doanh nghiệp bỏ ra và giá trị được tạo ra. Vì vậy, muốn tăng năng suất một cách bền vững, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi: nhân viên đang dành bao nhiêu thời gian cho công việc thực sự tạo giá trị? Bao nhiêu thời gian đang bị tiêu tốn bởi họp hành, báo cáo thủ công, quy trình chồng chéo, phê duyệt nhiều tầng, tìm kiếm thông tin hoặc xử lý những công việc lặp đi lặp lại?

Một nhân viên có thể làm việc tám tiếng mỗi ngày nhưng nếu một phần lớn thời gian bị tiêu hao bởi những hoạt động không tạo giá trị, việc yêu cầu họ “cố gắng hơn” chưa chắc tạo ra năng suất cao hơn.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp loại bỏ được những điểm nghẽn, cung cấp công cụ phù hợp, làm rõ vai trò và trao quyền cho nhân viên, cùng một con người có thể tạo ra nhiều giá trị hơn mà không nhất thiết phải làm việc nhiều giờ hơn.

Đó mới là bản chất của tăng năng suất nhân viên trong quản trị hiện đại.

Vì sao năng suất đang trở thành ưu tiên hàng đầu của CEO và CHRO?

Nền kinh tế biến động khiến doanh nghiệp không thể tiếp tục tăng trưởng bằng cách liên tục bổ sung nhân sự. Trong nhiều ngành, bài toán hiện nay không chỉ là tuyển thêm người mà còn là khai thác tốt hơn năng lực của đội ngũ hiện có.

Đồng thời, sự phát triển nhanh của AI đang tạo ra một kỳ vọng mới. CEO nhìn thấy khả năng tự động hóa và muốn công nghệ nhanh chóng chuyển thành năng suất. Nhân viên lại có thể nhìn AI theo hướng khác: liệu công nghệ đang giúp họ làm việc tốt hơn hay đang tạo thêm áp lực?

Khoảng cách giữa kỳ vọng của lãnh đạo và trải nghiệm thực tế của nhân viên chính là một trong những thách thức lớn nhất.

Nếu doanh nghiệp mua một công cụ AI nhưng không thay đổi quy trình, không đào tạo người dùng và không xác định rõ công việc nào nên được AI hỗ trợ, khoản đầu tư công nghệ có thể không tạo ra giá trị tương xứng.

Tương tự, nếu doanh nghiệp xây dựng hệ thống KPI nhưng các chỉ số không phản ánh đúng giá trị công việc, nhân viên có thể tập trung tối ưu con số thay vì tối ưu kết quả thực tế.

Do đó, tăng năng suất nhân viên là bài toán của cả hệ thống, không phải một nhiệm vụ riêng của HR.

4 chiến lược giúp doanh nghiệp tăng năng suất nhân viên

1. Đồng kiến tạo mục tiêu và tiêu chí hiệu quả thay vì áp đặt từ trên xuống

Một trong những vấn đề phổ biến trong quản trị hiệu suất là lãnh đạo hoặc HR xây dựng hệ thống chỉ tiêu rồi triển khai xuống các phòng ban. Cách tiếp cận này có ưu điểm là nhanh và dễ kiểm soát, nhưng có thể gặp vấn đề khi những người trực tiếp thực hiện không hiểu rõ logic phía sau các chỉ số.

Một chỉ tiêu nhìn rất hợp lý trên bảng quản trị chưa chắc phản ánh đúng đặc thù của từng vị trí.

Ví dụ, năng suất của một nhân viên kinh doanh có thể liên quan đến doanh thu, biên lợi nhuận và chất lượng khách hàng. Nhưng với một chuyên viên pháp chế, việc chỉ đếm số lượng hồ sơ xử lý có thể tạo ra một cách đo rất khác với giá trị thực tế mà họ mang lại.

Vì vậy, để tăng năng suất nhân viên, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “đo xem nhân viên làm được bao nhiêu” sang “xác định nhân viên đang tạo ra giá trị gì”.

Quá trình thiết kế mục tiêu nên có sự tham gia của người quản lý và chính đội ngũ thực thi. Khi nhân viên hiểu vì sao một kết quả được coi là quan trọng, họ sẽ có cơ sở tốt hơn để chủ động lựa chọn cách làm.

Đây cũng là lý do các hệ thống quản trị hiệu suất hiện đại ngày càng quan tâm đến kết quả đầu ra và giá trị tạo ra, thay vì chỉ tập trung vào số lượng hoạt động.

Một hệ thống hiệu quả không nên khiến nhân viên phải hỏi: “Tôi phải làm bao nhiêu để đạt điểm?”, mà nên giúp họ hiểu: “Tôi cần tạo ra kết quả gì để đóng góp vào mục tiêu chung?”

2. Đầu tư AI phải đi cùng chuyển đổi kỹ năng

AI đang thay đổi cách con người làm việc, nhưng bản thân AI không tự động tạo ra năng suất.

Một doanh nghiệp có thể trang bị hàng loạt công cụ AI cho nhân viên nhưng kết quả vẫn thấp nếu nhân viên không biết lựa chọn công cụ, không biết đặt yêu cầu, không biết kiểm tra đầu ra hoặc không biết tích hợp AI vào quy trình thực tế.

Vấn đề vì thế không chỉ là AI adoption, mà là AI capability.

Muốn tăng năng suất nhân viên bằng AI, doanh nghiệp cần xác định rõ công việc nào có thể được tự động hóa, công việc nào cần AI hỗ trợ và công việc nào vẫn cần con người trực tiếp đảm nhiệm.

Ví dụ, HR có thể sử dụng AI để hỗ trợ xây dựng bản mô tả công việc, tổng hợp phản hồi khảo sát, phân tích dữ liệu nhân sự hoặc tạo bản nháp tài liệu đào tạo. Nhưng con người vẫn cần kiểm tra tính chính xác, điều chỉnh theo bối cảnh doanh nghiệp và chịu trách nhiệm với quyết định cuối cùng.

Điều này dẫn đến một nguyên tắc rất quan trọng:

Đừng triển khai AI trước rồi mới hỏi nhân viên phải sử dụng nó như thế nào. Hãy bắt đầu từ vấn đề của công việc rồi xác định AI có thể giải quyết phần nào.

Doanh nghiệp cũng cần xây dựng lộ trình nâng cao năng lực theo từng nhóm nhân viên. Một nhân viên mới có thể cần kỹ năng sử dụng AI cơ bản, trong khi quản lý cấp trung cần biết cách tái thiết kế quy trình bằng AI và lãnh đạo cấp cao cần hiểu cách quản trị thay đổi do AI tạo ra.

Khi đó, AI mới thực sự trở thành đòn bẩy để tăng năng suất nhân viên, thay vì chỉ là một khoản đầu tư công nghệ.

3. Đừng nhầm lẫn giữa năng suất và sự hiện diện tại văn phòng

Một trong những tranh luận lớn của thị trường lao động những năm gần đây là nhân viên nên làm việc tại văn phòng, hybrid hay remote.

Nhưng nếu mục tiêu cuối cùng là tăng năng suất nhân viên, câu hỏi quan trọng hơn không phải “nhân viên ngồi ở đâu?” mà là “công việc được thiết kế như thế nào để tạo ra kết quả tốt nhất?”

Có những công việc cần sự hiện diện trực tiếp để phối hợp, sáng tạo hoặc vận hành. Nhưng cũng có những công việc có thể được thực hiện hiệu quả từ xa nếu hệ thống công nghệ, quy trình và phương thức quản lý đủ trưởng thành.

Việc đánh giá năng suất dựa quá nhiều vào thời gian hiện diện có thể khiến doanh nghiệp rơi vào “ảo giác kiểm soát”. Một nhân viên ngồi tại văn phòng 10 tiếng không đồng nghĩa với việc họ tạo ra nhiều giá trị hơn một người hoàn thành công việc hiệu quả trong 7 tiếng.

Do đó, doanh nghiệp cần chuyển trọng tâm từ activity-based management sang outcome-based management.

Khi kỳ vọng đầu ra rõ ràng, nhân viên có quyền chủ động hơn trong cách thực hiện và quản lý tập trung vào kết quả thay vì giám sát từng hoạt động, năng suất có nhiều cơ hội được cải thiện theo hướng bền vững hơn.

Đây cũng là một thay đổi lớn về văn hóa quản trị: từ “quản lý sự hiện diện” sang “quản lý kết quả”.

4. Sử dụng dữ liệu để cải thiện năng suất thay vì biến dữ liệu thành công cụ giám sát

Dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp hiểu năng suất đang bị ảnh hưởng bởi yếu tố nào. Nhưng nếu sử dụng không đúng cách, dữ liệu lại trở thành nguồn tạo áp lực.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng cuộc gọi, số email, thời gian online hoặc số giờ làm việc. Tuy nhiên, những con số đó chưa chắc phản ánh giá trị thực sự.

Một nhân viên có thể gửi 100 email nhưng tạo ra ít kết quả hơn người chỉ gửi 20 email nhưng giải quyết được một vấn đề quan trọng của khách hàng.

Vì vậy, dashboard năng suất cần đặt dữ liệu trong đúng bối cảnh.

Thay vì chỉ cho biết “kết quả đang thấp”, hệ thống nên giúp quản lý hiểu tại sao kết quả thấp. Có phải vì thiếu nguồn lực? Quy trình đang có điểm nghẽn? Công cụ chưa phù hợp? Nhân viên chưa được đào tạo? Hay mục tiêu được thiết kế chưa hợp lý?

Khi dữ liệu được dùng để tìm nguyên nhân và cải thiện hệ thống, nhân viên sẽ nhìn nhận nó như một công cụ hỗ trợ.

Ngược lại, nếu dữ liệu chỉ được sử dụng để tìm người “có vấn đề”, tổ chức rất dễ hình thành tâm lý phòng thủ. Khi đó, nhân viên có thể tối ưu số liệu thay vì tối ưu giá trị.

Muốn tăng năng suất nhân viên, hãy bắt đầu từ thiết kế công việc

Một trong những câu hỏi HR nên đặt ra là: Nhân viên đang thực sự làm công việc của mình hay đang dành quá nhiều thời gian để làm việc cho hệ thống?

Hãy thử nhìn vào một quy trình tuyển dụng. Nếu chuyên viên HR phải liên tục nhập dữ liệu vào nhiều file, gửi email thủ công, theo dõi ứng viên trên nhiều nền tảng và tổng hợp báo cáo bằng Excel, rất nhiều thời gian của họ sẽ được tiêu tốn vào hoạt động hành chính.

Trong trường hợp này, tăng năng suất không nhất thiết bắt đầu bằng việc yêu cầu HR tuyển nhanh hơn. Nó có thể bắt đầu bằng việc chuẩn hóa quy trình, tích hợp dữ liệu và tự động hóa những bước lặp lại.

Tương tự, một cấp quản lý có thể dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp không cần thiết. Một nhân viên kinh doanh có thể mất hàng giờ để cập nhật báo cáo. Một chuyên viên C&B có thể dành phần lớn thời gian kiểm tra dữ liệu thủ công.

Khi doanh nghiệp giải phóng những nguồn lực này, nhân viên có thể tập trung vào công việc có giá trị cao hơn.

Đây chính là cách tiếp cận productivity by design: thiết kế công việc để năng suất cao hơn ngay từ đầu.

Vai trò mới của HR trong bài toán tăng năng suất nhân viên

Nếu trước đây năng suất thường được xem là trách nhiệm của bộ phận vận hành, thì trong doanh nghiệp hiện đại, HR có một vai trò ngày càng quan trọng.

HR là bộ phận hiểu về con người, năng lực, cơ cấu tổ chức, văn hóa và trải nghiệm nhân viên. Vì vậy, HR có thể trở thành cầu nối giữa chiến lược kinh doanh, công nghệ và nguồn nhân lực.

Thay vì chỉ hỏi “Làm thế nào để nhân viên làm việc chăm chỉ hơn?”, HR cần cùng CEO đặt câu hỏi “Chúng ta cần thiết kế lại tổ chức như thế nào để con người có thể tạo ra nhiều giá trị hơn?”

Điều đó có thể bao gồm việc rà soát cơ cấu tổ chức, làm rõ vai trò, xây dựng khung năng lực, thiết kế lại công việc, phát triển năng lực quản lý, chuẩn hóa quy trình và triển khai công nghệ phù hợp.

Đặc biệt, HR cần tránh biến năng suất thành một chiến dịch ngắn hạn.

Một chương trình tăng năng suất chỉ kéo dài vài tháng có thể tạo ra sự thay đổi nhất thời. Nhưng một hệ thống tổ chức được thiết kế tốt có thể tạo ra năng suất như một năng lực lâu dài.

5 câu hỏi CEO và HR nên đặt ra ngay hôm nay

Trước khi yêu cầu đội ngũ “tăng năng suất”, lãnh đạo nên dành thời gian trả lời một số câu hỏi căn bản.

Nhân viên hiện đang dành bao nhiêu thời gian cho công việc tạo giá trị và bao nhiêu thời gian cho các công việc hành chính, lặp lại?

Các tiêu chí đang được dùng để đánh giá hiệu quả có thực sự phản ánh kết quả và giá trị đầu ra hay chỉ đo hoạt động?

AI đang giúp nhân viên giải quyết vấn đề hay đang tạo thêm một lớp công việc mới?

Quản lý đang quản trị bằng niềm tin và kết quả hay bằng sự hiện diện và giám sát?

Và cuối cùng, nếu muốn năng suất tăng đáng kể mà không tăng giờ làm, doanh nghiệp cần thay đổi điều gì trong hệ thống?

Câu hỏi cuối cùng thường là câu hỏi khó nhất, nhưng cũng có thể là câu hỏi tạo ra nhiều giá trị nhất.

Kết luận: Tăng năng suất nhân viên bắt đầu từ việc thiết kế lại cách doanh nghiệp vận hành

Tăng năng suất nhân viên không nên được hiểu là ép con người làm nhiều hơn với cùng một nguồn lực. Đó là quá trình doanh nghiệp loại bỏ những điểm nghẽn, thiết kế lại công việc, sử dụng công nghệ đúng cách, phát triển năng lực và tạo ra một hệ thống quản trị hướng vào kết quả.

Con số 35% được đề cập trong nội dung Gartner có thể tạo sự chú ý, nhưng điều quan trọng hơn không phải là doanh nghiệp có đạt đúng 35% hay không. Điều quan trọng là doanh nghiệp có xác định được những yếu tố đang khiến năng suất bị lãng phí hay chưa.

Nếu KPI không phản ánh đúng giá trị, hãy thiết kế lại cách đo.

Nếu AI chưa tạo ra hiệu quả, hãy đầu tư vào năng lực và quy trình trước khi tiếp tục mua thêm công cụ.

Nếu nhân viên đang quá tải, hãy tìm nguyên nhân trong cách thiết kế công việc thay vì chỉ yêu cầu họ cố gắng hơn.

Nếu dữ liệu đang trở thành công cụ giám sát, hãy chuyển nó thành công cụ giúp đội ngũ nhìn thấy vấn đề và cải thiện.

Và nếu HR vẫn đang được xem là bộ phận “hỗ trợ”, có lẽ đã đến lúc thay đổi cách nhìn.

Bởi trong nền kinh tế dựa trên tri thức và công nghệ, năng suất của con người không chỉ là vấn đề của nhân sự. Đó là năng lực cạnh tranh của toàn bộ doanh nghiệp.

Muốn tăng năng suất nhân viên, đừng bắt đầu bằng câu hỏi “Nhân viên cần làm nhiều hơn thế nào?”. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi “Doanh nghiệp cần thay đổi điều gì để nhân viên có thể tạo ra nhiều giá trị hơn?”.

Khám phá ngay kho 10.000+ tài liệu và khóa học của MentaCare, hoặc trò chuyện trực tiếp với AI Chat MentaCare để nhận được câu trả lời tức thì cho bất kỳ vấn đề nhân sự nào bạn đang gặp phải — bắt đầu hành trình luôn đi trước làn sóng AI ngay hôm nay!