Hợp Đồng Lao Động: Ký Sai Một Điều Khoản, Doanh Nghiệp Có Thể Trả Giá Rất Đắt

Hợp đồng lao động copy từ mạng, chỉnh sơ tên công ty rồi ký là thói quen của nhiều doanh nghiệp SME. Tìm hiểu 5 lỗi phổ biến trong hợp đồng lao động...

Mẫu hợp đồng lao động "copy từ mạng" và cái giá phải trả

Hãy thử nhớ lại lần gần nhất công ty bạn ký hợp đồng lao động với một nhân viên mới. Rất có thể quy trình diễn ra như sau: tìm một mẫu trên mạng, thay tên công ty, điền họ tên người lao động, in ra và ký. Mọi thứ diễn ra nhanh gọn, không ai thắc mắc.

Vấn đề là gần như không ai kiểm tra xem các điều khoản trong mẫu đó có còn phù hợp với Bộ luật Lao động 2019 hay không. Không ai để ý thời hạn thử việc có vượt quy định hay chưa. Không ai hỏi điều khoản chấm dứt hợp đồng đã đủ căn cứ pháp lý chưa. Mọi thứ cứ êm ả như vậy, cho đến ngày nhân viên nghỉ việc và khởi kiện.

Lúc đó, hợp đồng lao động không còn là tờ giấy thủ tục nữa, mà trở thành bằng chứng quyết định thắng thua. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện 5 lỗi phổ biến nhất trong hợp đồng lao động hiện nay, hiểu rõ hậu quả pháp lý và biết cách xây dựng hợp đồng đúng luật ngay từ khi ký.

I. Vì sao hợp đồng lao động quan trọng hơn nhiều doanh nghiệp nghĩ?

Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý nền tảng của toàn bộ quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động. Từ mức lương, thời hạn, địa điểm làm việc, nội dung công việc cho đến quyền và nghĩa vụ của hai bên, tất cả đều bắt nguồn từ đây. Khi phát sinh tranh chấp, cơ quan giải quyết luôn bắt đầu bằng việc xem xét chính bản hợp đồng đã ký.

Bộ luật Lao động 2019 đã có nhiều điểm thay đổi so với luật cũ, trong khi rất nhiều mẫu hợp đồng lao động đang lưu hành trên mạng được soạn từ nhiều năm trước, chưa được cập nhật. Sử dụng một mẫu lỗi thời không chỉ khiến các điều khoản trở nên thiếu căn cứ, mà còn có thể dẫn đến việc hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ, kéo theo nhiều hệ lụy cho doanh nghiệp.

II. 5 lỗi phổ biến trong hợp đồng lao động hiện nay

❌ Lỗi 1: Thời gian thử việc vượt quá quy định

Thử việc là giai đoạn doanh nghiệp đánh giá năng lực của ứng viên, nhưng pháp luật giới hạn rõ thời gian tối đa tùy theo tính chất công việc. Chẳng hạn, đối với công việc có chức danh đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, thời gian thử việc không được vượt quá 60 ngày. Nhiều doanh nghiệp vẫn ghi thời gian thử việc dài hơn mức cho phép, hoặc kéo dài thử việc bằng cách ký nhiều lần liên tiếp.

Đây là lỗi phổ biến vì thoạt nhìn rất "vô hại", nhưng khi bị thanh tra hoặc khi nhân viên khiếu nại, phần thời gian thử việc vượt quá quy định có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt và phải điều chỉnh quyền lợi tương ứng cho người lao động.

❌ Lỗi 2: Không ghi rõ địa điểm làm việc, dẫn đến tranh chấp khi điều chuyển

Địa điểm làm việc là một nội dung cơ bản mà hợp đồng lao động cần thể hiện rõ ràng. Nếu chỉ ghi chung chung hoặc bỏ trống, khi doanh nghiệp điều chuyển nhân viên sang chi nhánh khác, sang tỉnh khác hoặc thay đổi nơi làm việc, người lao động có thể từ chối và viện dẫn rằng điều đó không nằm trong thỏa thuận ban đầu. Khi xảy ra tranh chấp, việc thiếu quy định cụ thể sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào thế bất lợi.

❌ Lỗi 3: Điều khoản chấm dứt hợp đồng không đúng với Điều 34 đến 36 Bộ luật Lao động 2019

Các điều khoản chấm dứt hợp đồng lao động là phần nhạy cảm nhất, vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi của cả hai bên khi quan hệ lao động kết thúc. Bộ luật Lao động 2019 quy định cụ thể các trường hợp chấm dứt hợp đồng, quyền đơn phương chấm dứt của mỗi bên và các điều kiện đi kèm, chẳng hạn thời hạn báo trước.

Rất nhiều mẫu hợp đồng trên mạng đưa ra những điều khoản chấm dứt trái hoặc mâu thuẫn với các quy định này, ví dụ đặt ra điều kiện chấm dứt mà luật không cho phép, hoặc bỏ qua nghĩa vụ báo trước. Những điều khoản như vậy không chỉ vô hiệu mà còn có thể trở thành căn cứ để người lao động khởi kiện, yêu cầu bồi thường khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng sai quy định.

❌ Lỗi 4: Ký hợp đồng xác định thời hạn quá số lần cho phép

Đây là lỗi mà rất nhiều doanh nghiệp không nhận ra cho đến khi quá muộn. Theo quy định, sau khi hợp đồng lao động xác định thời hạn được ký lần thứ hai và hết hạn, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì doanh nghiệp phải ký hợp đồng không xác định thời hạn, chứ không được tiếp tục ký thêm hợp đồng xác định thời hạn mới. Nếu không thực hiện đúng, hợp đồng vẫn có thể bị coi là hợp đồng không xác định thời hạn theo quy định của pháp luật.

Hệ quả là doanh nghiệp mất đi sự linh hoạt mà họ nghĩ mình đang có: việc chấm dứt hợp đồng lúc này bị ràng buộc bởi các điều kiện chặt chẽ hơn rất nhiều, và những quyết định cho nghỉ việc thiếu căn cứ có thể bị coi là chấm dứt trái pháp luật.

❌ Lỗi 5: Thỏa thuận mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng hiện hành

Mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh định kỳ theo quy định của Chính phủ. Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu hợp đồng lao động cũ hoặc tái ký hợp đồng mà không rà soát lại mức lương, dẫn đến việc thỏa thuận mức lương thấp hơn mức tối thiểu vùng đang áp dụng. Thỏa thuận này không có giá trị pháp lý ở phần vi phạm, đồng thời doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt hành chính và phải truy trả phần chênh lệch cho người lao động.

Mỗi lỗi kể trên đều có thể khiến hợp đồng lao động bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ, kéo theo hàng loạt hệ lụy về tài chính và uy tín.

III. Hậu quả pháp lý khi hợp đồng lao động có sai sót

Khi hợp đồng lao động chứa điều khoản sai hoặc thiếu căn cứ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro:

• Hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ, khiến các thỏa thuận mà doanh nghiệp dựa vào không còn giá trị bảo vệ.
• Bị xử phạt hành chính trong quá trình thanh tra, kiểm tra lao động.
• Phải bồi thường cho người lao động trong trường hợp chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, bao gồm tiền lương những ngày không được làm việc và các khoản liên quan.
• Mất tính linh hoạt trong quản trị nhân sự, đặc biệt khi hợp đồng bị coi là không xác định thời hạn.
• Tranh chấp kéo dài, tốn kém chi phí và uy tín, ảnh hưởng đến khả năng thu hút và giữ chân nhân tài.

Điều đáng nói là hầu hết các rủi ro này đều có thể phòng tránh được, chỉ cần doanh nghiệp đầu tư đúng mức vào khâu soạn thảo và rà soát hợp đồng lao động ngay từ đầu.

IV. Các loại hợp đồng lao động và văn bản liên quan doanh nghiệp cần nắm

Tùy vào tính chất công việc và mối quan hệ với người làm việc, doanh nghiệp cần sử dụng đúng loại văn bản pháp lý phù hợp:

1. Hợp đồng lao động xác định thời hạn: áp dụng cho công việc có thời hạn nhất định, cần lưu ý giới hạn số lần ký liên tiếp.
2. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: không quy định thời điểm chấm dứt, thường áp dụng cho nhân sự gắn bó lâu dài hoặc khi đã hết số lần ký hợp đồng xác định thời hạn.
3. Hợp đồng thử việc: dùng cho giai đoạn đánh giá ban đầu, cần tuân thủ thời gian thử việc tối đa theo quy định.
4. Hợp đồng cộng tác viên (CTV): áp dụng cho các cá nhân làm việc theo hình thức cộng tác, cần phân biệt rõ với quan hệ lao động để tránh rủi ro bị xác định lại bản chất.
5. Hợp đồng khoán việc: dùng khi giao khoán một khối lượng công việc cụ thể, thanh toán theo kết quả.

Việc sử dụng sai loại hợp đồng, chẳng hạn ký hợp đồng cộng tác viên cho một vị trí thực chất là quan hệ lao động, cũng là một rủi ro pháp lý mà nhiều doanh nghiệp SME đang vô tình gặp phải.

V. Cách xây dựng hợp đồng lao động đúng luật ngay từ đầu

Để hạn chế tối đa rủi ro, doanh nghiệp nên thực hiện những việc sau khi xây dựng và ký hợp đồng lao động:

• Sử dụng mẫu đã được cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn mới nhất, tránh dùng mẫu cũ không rõ nguồn gốc.
• Rà soát từng điều khoản quan trọng: thời gian thử việc, địa điểm làm việc, mức lương, điều khoản chấm dứt hợp đồng.
• Theo dõi số lần ký hợp đồng xác định thời hạn đối với từng người lao động để kịp thời chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn đúng quy định.
• Cập nhật mức lương theo lương tối thiểu vùng mỗi khi có điều chỉnh mới.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ bao gồm hợp đồng, phụ lục và các văn bản liên quan có chữ ký của các bên.
• Định kỳ rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng của công ty, nhất là khi luật hoặc nghị định hướng dẫn thay đổi.

VI. Cần mẫu hợp đồng lao động chuẩn pháp lý? Có sẵn tại MentaCare

Thay vì tự soạn thảo từ đầu hoặc tải những mẫu không rõ nguồn gốc, doanh nghiệp có thể truy cập MentaCare → Kho Tài Liệu và gõ từ khóa "hợp đồng lao động". Tại đây có đầy đủ các loại hợp đồng phổ biến: hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn, hợp đồng thử việc, hợp đồng cộng tác viên và hợp đồng khoán việc. Tất cả đã được cập nhật theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý ngay từ khâu ký kết.

Ký đúng ngay từ đầu, còn hơn sửa sai khi ra tòa

Hợp đồng lao động là nền móng pháp lý của toàn bộ quan hệ lao động trong doanh nghiệp. Một điều khoản sai, một thời hạn thử việc vượt mức, một lần ký hợp đồng không đúng quy định có thể âm thầm tích tụ rủi ro trong nhiều năm, rồi bùng phát vào đúng lúc tranh chấp xảy ra.

Đầu tư thời gian để rà soát và chuẩn hóa hợp đồng ngay hôm nay chính là cách rẻ nhất để bảo vệ doanh nghiệp. Ký đúng ngay từ đầu luôn có lợi hơn nhiều so với việc phải sửa sai khi đã đứng trước Tòa án.