5 Điều Khoản Hợp Đồng “Cài Bẫy” Mà Doanh Nghiệp SME Cần Rà Soát Ngay!

Trong quản trị nhân sự, 5 điều khoản hợp đồng tưởng chừng quen thuộc có thể trở thành nguồn phát sinh tranh chấp nếu được soạn thảo mơ hồ, áp dụng sai hoặc không có hồ sơ chứng minh đi kèm.

Một mẫu hợp đồng cũ có thể trở thành rủi ro pháp lý mới

“Chị ơi, em vừa nhận được đơn kiện của 12 nhân viên. Họ nói hợp đồng lao động của công ty em có vấn đề. Nhưng mẫu hợp đồng này em tải trên mạng từ năm 2020, dùng đến giờ vẫn chưa sửa gì…”

“Thế em có biết điều khoản nào đang có rủi ro không?”

Im lặng vài giây.

“Không.”

Đây là tình huống giả định nhưng phản ánh một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể gặp phải: hợp đồng lao động được sử dụng trong thời gian dài mà không được rà soát định kỳ, trong khi quy định pháp luật, chính sách nội bộ và cách vận hành doanh nghiệp đã thay đổi.

Trong quản trị nhân sự, 5 điều khoản hợp đồng tưởng chừng quen thuộc có thể trở thành nguồn phát sinh tranh chấp nếu được soạn thảo mơ hồ, áp dụng sai hoặc không có hồ sơ chứng minh đi kèm. Đáng lo ngại hơn, một điều khoản được đưa vào hợp đồng với mục đích bảo vệ doanh nghiệp không có nghĩa là điều khoản đó đương nhiên hợp pháp hoặc sẽ được áp dụng khi xảy ra tranh chấp.

Vậy doanh nghiệp cần kiểm tra những gì? Dưới đây là năm nhóm điều khoản quan trọng mà HR, C&B và chủ doanh nghiệp nên rà soát để chủ động quản trị rủi ro pháp lý.

1. Điều khoản về phụ cấp, thưởng: “Theo thỏa thuận riêng”

“Phụ cấp, thưởng theo thỏa thuận riêng” là cách diễn đạt ngắn gọn, linh hoạt nhưng có thể gây ra nhiều cách hiểu khác nhau nếu doanh nghiệp không có tài liệu quy định cụ thể.

Hãy hình dung một nhân viên kinh doanh đạt doanh số trong quý và cho rằng mình đủ điều kiện nhận thưởng. Trong khi đó, công ty cho rằng khoản thưởng chỉ được chi trả khi nhân viên còn làm việc tại ngày thanh toán hoặc đáp ứng thêm một số điều kiện nội bộ. Nếu các điều kiện này chưa được truyền đạt rõ ràng, hai bên có thể bất đồng về quyền lợi của người lao động.

Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có được xây dựng chính sách thưởng riêng hay không, mà nằm ở tính rõ ràng và nhất quán giữa hợp đồng lao động, quy chế thưởng và cách doanh nghiệp thực hiện trên thực tế.

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu, trong đó có mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức và thời hạn trả lương, phụ cấp lương cùng các khoản bổ sung khác. Đối với tiền thưởng, Điều 104 quy định người sử dụng lao động quyết định quy chế thưởng và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên gộp mọi khoản thu nhập vào một câu chung chung rồi cho rằng chỉ cần viện dẫn “thỏa thuận riêng” là đủ. Cần phân biệt rõ khoản nào là tiền lương, phụ cấp hoặc khoản bổ sung thuộc nội dung hợp đồng; khoản nào là tiền thưởng theo quy chế; điều kiện hưởng, cách tính và thời điểm thanh toán được quy định ra sao.

Cách xử lý phù hợp là rà soát đồng bộ hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và quy chế lương thưởng. Với khoản thưởng theo doanh số, dự án hoặc kết quả kinh doanh, doanh nghiệp nên quy định công thức tính, kỳ xác định kết quả, điều kiện hưởng, thời điểm thanh toán và cách xử lý các trường hợp đặc biệt. Nếu thay đổi nội dung thuộc thỏa thuận hợp đồng, cần thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung phù hợp thay vì chỉ thông báo đơn phương rồi mặc nhiên coi người lao động đã đồng ý.

Một hệ thống lương thưởng rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp giảm tranh chấp mà còn tăng tính minh bạch, củng cố niềm tin và hạn chế tình trạng mỗi quản lý áp dụng một cách khác nhau.

2. Điều khoản không cạnh tranh: “Không làm cho đối thủ trong hai năm sau khi nghỉ việc”

Điều khoản không cạnh tranh (Non-Compete Agreement – NCA) thường xuất hiện trong hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng của các doanh nghiệp công nghệ, tư vấn, thương mại và những ngành có thông tin kinh doanh nhạy cảm.

Mục tiêu của doanh nghiệp là dễ hiểu: hạn chế nguy cơ nhân viên chuyển sang đối thủ và sử dụng thông tin có giá trị mà họ tiếp cận trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, một câu như “Người lao động không được làm việc cho bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào trong vòng hai năm sau khi nghỉ việc” có thể đặt ra nhiều vấn đề về phạm vi, tính hợp lý và khả năng thực thi.

Điểm cần lưu ý là pháp luật Việt Nam có quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ trong quan hệ lao động. Khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm. Tuy nhiên, quy định này không đồng nghĩa mọi điều khoản cấm cạnh tranh sau khi nghỉ việc đều tự động có hiệu lực.

Do đó, doanh nghiệp cần tránh hai thái cực: cho rằng mọi thỏa thuận không cạnh tranh đều vô hiệu, hoặc mặc nhiên tin rằng chỉ cần người lao động ký tên thì điều khoản sẽ được thực thi.

Để quản trị rủi ro tốt hơn, doanh nghiệp nên xác định chính xác lợi ích cần bảo vệ. Nếu mục tiêu là bảo mật dữ liệu khách hàng, bí mật công nghệ, thông tin giá bán hoặc chiến lược kinh doanh, hãy xây dựng thỏa thuận bảo mật phù hợp, xác định rõ thông tin được bảo vệ, phạm vi tiếp cận, thời hạn và trách nhiệm của các bên.

Nếu doanh nghiệp muốn áp dụng hạn chế cạnh tranh sau khi nghỉ việc, cần đánh giá riêng tính chất công việc, phạm vi hạn chế, thời hạn, địa bàn, quyền lợi của người lao động và cơ sở pháp lý của thỏa thuận. Không nên sao chép nguyên mẫu trên mạng hoặc cho rằng thêm một khoản bồi thường là đủ để bảo đảm điều khoản chắc chắn có hiệu lực.

Bài học dành cho HR: Bảo vệ tài sản thông tin của doanh nghiệp là cần thiết, nhưng phải chọn đúng công cụ pháp lý. Một điều khoản quá rộng có thể tạo ra cảm giác an toàn trong nội bộ mà không giải quyết được rủi ro thực tế.

3. Điều khoản làm thêm giờ: “Nhân viên đồng ý tăng ca khi công ty yêu cầu”

Đây là một trong những điều khoản doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ, đặc biệt tại các đơn vị sản xuất, bán lẻ, logistics, công nghệ hoặc những bộ phận thường xuyên phát sinh công việc ngoài giờ.

Một số hợp đồng ghi rằng người lao động “đồng ý làm thêm giờ theo yêu cầu của công ty”. Doanh nghiệp có thể cho rằng khi nhân viên ký hợp đồng, họ đã chấp thuận mọi yêu cầu tăng ca trong tương lai. Tuy nhiên, cách hiểu này không phù hợp với yêu cầu pháp luật về làm thêm giờ.

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng các điều kiện luật định, bao gồm việc phải có sự đồng ý của người lao động, đồng thời tuân thủ giới hạn thời gian làm thêm, trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt.

Vì vậy, chữ ký trong hợp đồng lao động không thể được hiểu đơn giản là sự đồng ý vô thời hạn với mọi lịch tăng ca. Khi tổ chức làm thêm giờ, doanh nghiệp cần xem xét cụ thể thời gian, địa điểm và công việc làm thêm, đồng thời lưu giữ hồ sơ thể hiện sự đồng ý phù hợp.

Doanh nghiệp cũng phải phân biệt giữa nhu cầu vận hành và nghĩa vụ tuân thủ. Việc có đơn hàng gấp hoặc cần hoàn thành dự án không tự động cho phép doanh nghiệp bỏ qua các điều kiện về làm thêm giờ. Bên cạnh sự đồng ý, doanh nghiệp còn cần kiểm soát giới hạn giờ làm thêm theo ngày, tháng và năm, cũng như thực hiện đúng chế độ tiền lương làm thêm giờ.

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi huy động người lao động làm thêm giờ mà không được sự đồng ý, trừ trường hợp pháp luật quy định khác, có thể bị xử phạt hành chính. Mức phạt cụ thể cần được xác định theo hành vi, chủ thể và quy định áp dụng; mức phạt đối với tổ chức có thể khác mức phạt đối với cá nhân.

Cách xử lý phù hợp là sửa cách diễn đạt trong hợp đồng nếu điều khoản hiện tại tạo cảm giác người lao động phải chấp nhận mọi yêu cầu tăng ca. Song song, HR cần xây dựng quy trình đăng ký, xác nhận làm thêm giờ, phê duyệt, chấm công và tính lương. Quản lý trực tiếp phải được hướng dẫn về giới hạn pháp luật, thay vì chỉ nhận chỉ tiêu hoàn thành công việc.

Một quy trình làm thêm giờ minh bạch vừa bảo vệ quyền lợi người lao động, vừa giúp doanh nghiệp tránh rủi ro xử phạt và tranh chấp tiền lương.

4. Điều khoản kỷ luật, sa thải: “Vi phạm nội quy, công ty có quyền chấm dứt hợp đồng”

Đây là nhóm điều khoản dễ bị hiểu sai vì doanh nghiệp thường muốn giữ quyền xử lý nhanh khi nhân viên vi phạm quy định nội bộ.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa xử lý kỷ luật lao động và đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Đây là những cơ chế pháp lý khác nhau, có căn cứ và điều kiện áp dụng riêng. Một câu chung chung như “vi phạm nội quy thì công ty có quyền chấm dứt hợp đồng” không thể thay thế các yêu cầu của pháp luật.

Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 quy định các trường hợp áp dụng hình thức kỷ luật sa thải. Doanh nghiệp không thể mặc nhiên sa thải người lao động chỉ vì họ vi phạm bất kỳ quy định nào trong nội quy. Việc xử lý kỷ luật còn phải tuân thủ nguyên tắc, trình tự và thủ tục theo pháp luật, bao gồm yêu cầu về chứng minh lỗi, thông báo và tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật theo quy định áp dụng.

Trong khi đó, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của người sử dụng lao động được quy định tại Điều 36, với các căn cứ và nghĩa vụ báo trước tương ứng. Chấm dứt hợp đồng không đúng quy định có thể bị xác định là trái pháp luật.

Nếu doanh nghiệp xử lý sai, hậu quả không chỉ dừng ở việc phải giải quyết tranh chấp. Theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019, khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, người sử dụng lao động có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm cho thời gian người lao động không được làm việc, đồng thời trả thêm khoản tiền bồi thường theo luật. Trách nhiệm cụ thể còn phụ thuộc tình huống và cách các bên giải quyết quan hệ lao động.

Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát cả hợp đồng lao động lẫn nội quy lao động, quy trình xử lý vi phạm và hồ sơ chứng minh. Các hành vi vi phạm cần được mô tả đủ rõ để người lao động hiểu nghĩa vụ của mình, nhưng việc áp dụng hình thức kỷ luật phải nằm trong giới hạn pháp luật cho phép.

HR cũng cần hướng dẫn quản lý không tự ý tuyên bố sa thải qua tin nhắn hoặc yêu cầu nhân viên nghỉ ngay khi chưa xác định căn cứ và thủ tục. Khi phát sinh vụ việc, cần ghi nhận chứng cứ, kiểm tra thời hiệu, xác định đúng quy trình và tham vấn chuyên môn pháp lý nếu tình huống phức tạp.

Một điều khoản chặt chẽ không cho doanh nghiệp quyền đứng ngoài pháp luật; nó giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình.

5. Điều khoản chung chung: “Áp dụng theo quy định pháp luật hiện hành”

“Các vấn đề chưa được quy định trong hợp đồng này sẽ áp dụng theo pháp luật hiện hành.”

Câu này không nhất thiết sai. Việc viện dẫn pháp luật có thể hữu ích để xác định nguyên tắc điều chỉnh và xử lý vấn đề chưa được thỏa thuận. Rủi ro xuất hiện khi doanh nghiệp dùng câu nói chung chung này để thay thế toàn bộ nội dung quan trọng cần được xác định rõ trong hợp đồng.

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu như công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm và các nội dung liên quan theo quy định.

Nếu hợp đồng không ghi rõ mức lương, thời điểm thanh toán, công việc được giao hoặc những nội dung bắt buộc khác, câu viện dẫn pháp luật không tự động khắc phục mọi thiếu sót. Khi xảy ra tranh chấp, các bên vẫn phải xem xét hợp đồng, phụ lục, quy chế, chứng từ và quy định pháp luật có liên quan.

Ví dụ, hợp đồng ghi “mức thưởng theo chính sách công ty” nhưng không xác định chính sách nào, phiên bản nào hoặc cách tiếp cận tài liệu ra sao. Khi chính sách thay đổi, người lao động có thể không biết điều kiện áp dụng cho mình. Tương tự, mô tả công việc quá rộng có thể dẫn đến tranh cãi về trách nhiệm, địa điểm làm việc hoặc yêu cầu điều chuyển.

Để khắc phục, doanh nghiệp cần xác định rõ những nội dung phải ghi trong hợp đồng, những nội dung có thể quy định tại phụ lục và những vấn đề được điều chỉnh bằng quy chế nội bộ. Các tài liệu liên quan nên có phiên bản, ngày hiệu lực, cơ chế phổ biến và quy trình cập nhật rõ ràng.

Mục tiêu không phải là biến hợp đồng thành một tài liệu dài hàng chục trang. Mục tiêu là bảo đảm các quyền, nghĩa vụ và điều kiện quan trọng đủ rõ để hai bên hiểu thống nhất và có căn cứ đối chiếu khi cần.

6. Checklist rà soát 5 điều khoản hợp đồng cho doanh nghiệp SME

Sau khi nhận diện năm nhóm rủi ro trên, doanh nghiệp nên tổ chức rà soát hợp đồng theo một quy trình thống nhất, thay vì chỉ sửa một vài câu chữ khi tranh chấp đã phát sinh.

Trước tiên, hãy kiểm tra các điều khoản về lương, phụ cấp, thưởng và đối chiếu với quy chế thu nhập hiện hành. Tiếp theo, rà soát thỏa thuận bảo mật và không cạnh tranh để xác định thông tin nào cần bảo vệ, phạm vi hạn chế có hợp lý hay không và cơ sở pháp lý nào được áp dụng.

Với điều khoản làm thêm giờ, cần kiểm tra cách ghi nhận sự đồng ý, giới hạn thời gian và cơ chế thanh toán. Với điều khoản kỷ luật, sa thải và chấm dứt hợp đồng, cần đối chiếu căn cứ pháp lý, nội quy lao động và quy trình xử lý. Cuối cùng, kiểm tra các nội dung chung chung để bảo đảm những vấn đề quan trọng đã được quy định rõ ràng, nhất quán giữa hợp đồng và các tài liệu liên quan.

Việc rà soát nên được thực hiện theo nhóm hợp đồng và nhóm vị trí công việc. Hợp đồng của nhân viên kinh doanh có thể cần chú trọng cơ chế thưởng; hợp đồng của nhân sự tiếp cận dữ liệu nhạy cảm cần được xem xét kỹ về bảo mật; còn doanh nghiệp sản xuất cần đặc biệt chú ý quy định về thời giờ làm việc, làm thêm giờ và kỷ luật lao động.

Nếu có nhiều mẫu hợp đồng đang được sử dụng, HR nên thiết lập danh mục kiểm soát gồm tên mẫu, ngày cập nhật, người phê duyệt, nhóm lao động áp dụng và các tài liệu liên quan. Mỗi khi có thay đổi pháp luật hoặc chính sách nội bộ, doanh nghiệp cần xác định những mẫu nào chịu ảnh hưởng để cập nhật kịp thời.

7. HR cần làm gì để phòng ngừa rủi ro hợp đồng lao động?

Quản trị hợp đồng không nên là công việc chỉ diễn ra khi nhân viên mới gia nhập. Đây là một phần của hệ thống quản trị rủi ro nhân sự, đòi hỏi sự phối hợp giữa HR, C&B, quản lý trực tiếp và bộ phận pháp chế hoặc tư vấn pháp lý.

HR cần chịu trách nhiệm quản lý phiên bản hợp đồng, theo dõi thời hạn, bảo đảm tài liệu được ký kết và lưu trữ đúng quy trình. C&B cần kiểm tra tính nhất quán giữa điều khoản thu nhập và cách tính lương thực tế. Quản lý trực tiếp cần hiểu rõ những nội dung liên quan đến làm thêm giờ, hiệu quả công việc và xử lý vi phạm. Với những vấn đề có nguy cơ tranh chấp cao, doanh nghiệp nên tham vấn người có chuyên môn pháp lý trước khi áp dụng.

Các công cụ AI phân tích hợp đồng cũng có thể hỗ trợ phát hiện điều khoản thiếu thông tin, câu chữ mơ hồ hoặc nội dung cần đối chiếu thêm. Tuy nhiên, AI nên được sử dụng như công cụ hỗ trợ rà soát, không phải cơ chế tự động kết luận một điều khoản hợp pháp hay vô hiệu. HR cần kiểm tra lại căn cứ pháp luật, tính cập nhật của dữ liệu và bối cảnh cụ thể trước khi ra quyết định.

Đặc biệt, khi sử dụng nền tảng AI bên ngoài, doanh nghiệp cần đánh giá chính sách bảo mật, quyền truy cập, thời gian lưu trữ và cách dữ liệu được xử lý. Không nên tải hợp đồng chứa dữ liệu cá nhân hoặc thông tin kinh doanh nhạy cảm lên công cụ chưa được kiểm tra về bảo mật.

Đừng chờ tranh chấp xảy ra mới sửa hợp đồng

5 điều khoản hợp đồng về thưởng và phụ cấp, không cạnh tranh, làm thêm giờ, kỷ luật và chấm dứt hợp đồng, cùng những câu chữ chung chung có thể trở thành nguồn rủi ro nếu doanh nghiệp soạn thảo hoặc áp dụng không phù hợp.

Một mẫu hợp đồng tải trên mạng có thể hữu ích để tham khảo, nhưng không thể thay thế việc rà soát theo quy định pháp luật, đặc điểm công việc và chính sách thực tế của từng doanh nghiệp. Hợp đồng càng được sử dụng lâu mà không cập nhật, nguy cơ sai lệch giữa văn bản và thực tế vận hành càng cần được chú ý.

Đối với SME, chủ động rà soát hợp đồng không chỉ nhằm tránh tranh chấp hay xử phạt. Đây còn là cách bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp và người lao động, tăng tính minh bạch và xây dựng hệ thống quản trị nhân sự chuyên nghiệp hơn.

Hãy bắt đầu bằng một việc đơn giản: chọn mẫu hợp đồng đang được sử dụng phổ biến nhất trong doanh nghiệp, đối chiếu từng điều khoản với pháp luật hiện hành và ghi nhận những điểm cần sửa. Nếu có nội dung phức tạp, hãy nhờ chuyên gia pháp lý đánh giá trước khi áp dụng.

Đừng đợi đến khi nhận được đơn khiếu nại mới đặt câu hỏi hợp đồng của mình có vấn đề gì. Rà soát sớm luôn là bước chủ động hơn so với xử lý tranh chấp khi mọi chuyện đã xảy ra.

Khám phá ngay kho 10.000+ tài liệu và khóa học của MentaCare, hoặc trò chuyện trực tiếp với AI Chat MentaCare để nhận được câu trả lời tức thì cho bất kỳ vấn đề nhân sự nào bạn đang gặp phải — bắt đầu hành trình luôn đi trước làn sóng AI ngay hôm nay!